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3 diciembre, 2022 1:03pm

¿Cuál es el principal beneficio de digitalizar libros contables?

Digitalizar libros contables es una práctica fundamental que cualquier empresa debería implementar. Esto se debe a que, en el mundo moderno, la digitalización es la forma más rentable y efectiva de garantizar la disponibilidad de todos los datos que allí se almacenan.

Dicha disponibilidad es la clave para acceder a los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar, pudiendo encontrar con unos pocos clicks la información que se desee.

Eso, comparado con lo que debía hacerse con los libros en formato físico -buscar y rebuscar durante largas horas hasta dar con la información que se necesitaba-, supone una mejora considerable.

¿Por qué otros motivos una empresa podría querer digitalizar libros contables?

Sin embargo, digitalizar libros contables no solo es una excelente manera de garantizar los más altos estándares de disponibilidad para la información de una empresa, sino que es también un excelente método para garantizar la seguridad de la misma.

Si bien lleva siglos siendo el principal medio de soporte para la información del ser humano, la realidad es que el papel es un material sumamente frágil.

Se puede romper, arrugar, ensuciar, quemar, mojar… La lista sigue y sigue, pero lo que queda claro es que una fuente de información tan valiosa no puede estar construida sobre un material tan poco resistente.

La práctica de digitalizar libros contables llega para dar solución a esto, proveyendo de un medio de soporte que puede ser protegido con cientos de medidas diferentes.

¿En qué consiste exactamente la digitalización?

Para digitalizar libros contables, el primer paso es separar aquellos que desean digitalizarse de aquellos que no. Luego se deben ordenar bien sus páginas, asegurándose de que no haya duplicados ni otros elementos indeseables que puedan obstruir el escaneo.

En la siguiente instancia, cada pieza de documentación debe ser catalogada, añadiendo una descripción archivística, la cual será sumamente importante para garantizar los previamente mencionados estándares de disponibilidad.

Una vez que todos los documentos ya han sido escaneados, llega el momento más importante: dar forma al repositorio donde irán almacenados.

Dicho repositorio es donde se encuentra la clave de todo. Se trata de un entorno específicamente diseñado para almacenar documentos, organizado por un detallado sistema de índices, ficheros y carpetas.

Gracias a ellos, la circulación de los usuarios se vuelve mucho más sencilla e intuitiva, permitiendo desplazarse entre los documentos con suma comodidad.

De esta forma, y gracias a las descripciones previamente añadidas a cada pieza, bastará ingresar unas pocas palabras clave en el buscador y la información deseada aparecerá en la pantalla.

A su vez, estos repositorios están diseñados para ser sumamente seguros. Protegidos frente a amenazas tanto internas como externas, los repositorios que se obtienen tras digitalizar libros contables son la mejor forma de conservar la valiosa información frente al paso del tiempo.

¿Conocías estas ventajas? Te invitamos a seguir leyendo: Gestión documental: Descubrí la mejor manera de implementarla en tu empresa.

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