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14 agosto, 2022 9:07pm

¿Qué es la digitalización de documentos?

El proceso de digitalización de documentos se ha consolidado como una de las tareas esenciales para la modernización de cualquier tipo de empresa.

En la era digital, donde la información y el tiempo son los más valiosos activos de una compañía, no se puede perder tiempo buscando entre pilas y pilas de papeles cada vez que se quiera acceder a un dato.

La tecnología permite reducir esas inmensas pilas de papeles a un pequeño disco duro, el cual está organizado en índices bien definidos y con cada documento etiquetado con un nombre claro, lo cual permite una alta disponibilidad para todos los documentos, pudiendo acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Son muchas las empresas en Argentina, como LEFASOC, que acercan servicios de calidad relacionados con la digitalización de documentos a las más diversas compañías, impulsando así la migración al mundo digital de la información de las empresas locales.

¿Qué beneficios trae la digitalización de documentos?

Como ya se ha dicho, el principal beneficio que acarrea la digitalización de documentos es el alto nivel de disponibilidad de toda la información que en ellos se almacena.

Digitalizar facilita no solo el acceso a los documentos, sino también su conservación en el largo plazo -al ya no depender de un formato físico que puede desgastarse con el tiempo o romperse- y su uso compartido.

Y es que, con el paso de los años, las compañías acumulan cantidades aplastantes de documentación en formato físico, las cuales demandan instalaciones de gran tamaño en las cuales almacenarlas, por no mencionar personas especializadas que puedan catalogar, ordenar y administrar todos esos documentos.

Sin todos esos componentes, el acceso a dicha información se volvería prácticamente imposible, puesto que no se cuenta ni con un índice claro ni con un sistema de búsqueda eficiente; recae íntegramente en el factor humano.

Y hay veces que las empresas, sobre todo las más grandes, no pueden darse el lujo de perder semejante cantidad de tiempo buscando datos antiguos para resolver un problema que, quizás, solo habría demorado pocos minutos si se hubiera tenido la información a tiempo.

Por lo tanto, la digitalización de documentos supone una inversión extremadamente rentable para cualquier tipo de empresa, ya sean pequeñas o grandes, puesto que les ahorrará enormes cantidades de tiempo y, sobre todo, los ayudará a dar una respuesta más eficiente tanto a problemáticas internas como a demandas de sus clientes.

Sin embargo, la digitalización no se reserva únicamente a documentos empresariales, sino también a documentos históricos y culturales.

El ejemplo más claro son los cuadros y la música: antaño, para disfrutar de una pieza musical se debía asistir a un concierto en vivo, o para ver un cuadro se debía visitar el museo donde se exponía la obra.

Esto, si bien puede ser una experiencia única, dejaba fuera de la ecuación a cientos de miles de individuos que quizás no podían permitírselo. 

Entonces, la digitalización de documentos surge como una de las muchas herramientas de la globalización para acercar a los más alejados extremos del mundo, permitiendo acceder a cualquier tipo de documento desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Con todo esto, queda más que clara la relevancia que tiene la digitalización de documentos en el mundo moderno.

Afortunadamente, esta migración de formato no supone para nada un proceso complejo. 

Es tan simple como ponerse en contacto con el equipo de profesionales de algunas de las compañías especializadas en digitalización, como la ya mencionada LEFASOC, y se les ceden por un tiempo determinado todos los documentos en formato físico.

Al cabo de un mes aproximadamente, el equipo regresará todos esos documentos ya digitalizados -ya sea de forma física en un disco de memoria o en la nube-, correctamente indexados y etiquetados para garantizar a las compañías la mejor experiencia de usuario posible.

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