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4 diciembre, 2022 7:38pm

Digitalización de documentos: cómo permite ahorrar en una empresa

La digitalización de documentos se ha convertido en una de las tendencias de mayor relevancia entre las más diversas corporaciones.

Se entiende por digitalización al proceso mediante el cual se escanean todos los documentos que se encuentran en formato físico -típicamente papel- con el objetivo de migrarlos a un soporte digital.

Dichos documentos, una vez digitalizados, son almacenados en un ecosistema virtual seguro y organizado, compuesto por una serie de índices, ficheros y carpetas, para facilitar el acceso a cualquier documento o dato en cuestión de segundos.

Por suerte, son cada vez más las compañías, como LEFASOC, que están poniendo a disposición de las corporaciones equipos de profesionales senior, los cuales pueden asesorarlas en las maneras más seguras y eficientes de implementar la digitalización de documentos.

Pero, ¿cómo esto le permite a una empresa ahorrar?

En primer lugar es importante aclarar que, cuando hablamos de ahorro, no nos referimos particularmente a un ahorro de capital -aunque éste podría verse como consecuencia-, sino a un ahorro de tiempo.

Y es que la digitalización de documentos es una manera extremadamente eficiente de elevar la velocidad de respuesta de una compañía. La alta disponibilidad para la información que la digitalización provee le permite a las empresas responder en tiempo y forma a las demandas de sus clientes, o a las situaciones internas que puedan presentarles.

En un mundo corporativo tan competitivo como el moderno, es indispensable que cada compañía pueda acceder a sus datos de forma rápida y eficiente, y poder proveerlos de igual manera. Aquellas que no sean capaces de hacerlo, tristemente, no están destinadas al éxito.

Todo esto se logra gracias al ya mencionado sistema de índices y carpetas. Tras catalogar y describir cada uno de los documentos con una serie de datos y palabras clave, se los ordena de manera tal que, ingresando una simple fecha o dato concreto, se podrá dar con la documentación deseada en pocos segundos.

Recordemos que, con el formato físico, estas búsquedas podían durar largas horas o incluso días, puesto que se debían recorrer a mano pilas y pilas de papeles, generalmente bastante caóticas.

¿Qué otras ventajas trae consigo la digitalización de documentos?

Además de estos incrementos en el orden y la disponibilidad, la digitalización de documentos también eleva enormemente los estándares de seguridad de la información.

Siendo la información el activo fundamental de cualquier empresa, la materia prima a partir de la cual se desarrollarán todos sus proyectos, garantizar su seguridad e integridad debería tener un rol protagónico en las agendas de cualquier corporación.

La información que se almacena en las documentaciones no se trata únicamente de datos sensibles sobre la empresa, sino también sobre sus propios clientes. Si se desea tener satisfechos a éstos últimos, es indispensable que tengan la seguridad de que su información se encuentra en  buenas manos, y que nada podrá afectarla.

A todo esto se suma, además, el hecho de que la digitalización de documentos supone un método excelente para reducir el consumo de papel en las corporaciones. El mundo empresarial es uno de los que más papel consume, y la industria papelera es, a su vez, una de las más contaminantes para nuestro planeta. 

Son cada vez más las empresas que están optando por involucrarse en causas sociales, y la lucha contra el cambio climático es una de las más vigentes hoy en día.

Por lo tanto, optar por la digitalización de documentos puede ser una buena forma de comenzar a colaborar con esta causa, puesto que no solo benefician al planeta, sino que también obtienen beneficios para ellos mismos.

¿Tu empresa cuenta con un gran caudal de documentación en papel? ¿Estabas al tanto de la digitalización de documentos? Dejanos un comentario contándonos tu experiencia.

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