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14 agosto, 2022 3:31pm

Cómo digitalizar documentos puede ahorrarle tiempo a una empresa

Se denomina  “digitalizar documentos” al proceso en el que  las empresas se deshacen de sus enormes pilas de papeles, documentos y contratos, migrando todo su contenido a un entorno digital accesible y ordenado.

Son cada vez más las compañías, como LEFASOC, que están acercando un amplio abanico de servicios y soluciones relacionados al mundo de la digitalización de documentos, para que cualquier empresa, grande o pequeña, pueda optar por esta alternativa.

En el mundo moderno, las empresas deben abastecerse con las formas más veloces de dar respuesta a las demandas, tanto propias como de sus clientes.

Al depender del papel, encontrar justo el documento o el dato necesario podría demorar cantidades exageradas de tiempo, sea por falta de orden en el almacén de documentos o simplemente por los altos volúmenes de papeles allí almacenados.

Y estas demoras, a veces, pueden suponer la diferencia entre el éxito en tiempo y forma o el fracaso de determinada tarea.

Y es en respuesta a todo esto que surge la alternativa de digitalizar documentos. 

Posicionándose como el método ideal para elevar al máximo los estándares de disponibilidad de la información en una compañía, la digitalización permite reducir enormes almacenes a pequeños discos duros y decenas de estanterías desordenadas a simples carpetas, archivos e índices a los cuales se puede hallar los documentos deseados sin problema.

Otros beneficios de digitalizar documentos

Además de la alta disponibilidad, digitalizar documentos también supone una gran mejora en los niveles de seguridad de la información. 

Al tratarse del más valioso insumo de una compañía, garantizar que los datos sensibles, tanto propios como de los clientes, se encuentren bien protegidos frente a amenazas tanto internas como externas debería ser una tarea troncal en las agendas de cualquier compañía.

Por otro lado, digitalizar documentos colabora en gran medida a que las empresas implementen medidas ecológicas en sus currículas. Son cada vez más las compañías que están involucrándose en diversas causas sociales, y la lucha por el cambio climático es, quizás, la más relevante del siglo XXI.

Por lo tanto, reducir el consumo de papel al mínimo indispensable representa un impacto extremadamente positivo en el medio ambiente, puesto que la industria papelera es una de las más nocivas para nuestro mundo.

¿Cómo me aseguro de digitalizar bien mis documentos?

Las etapas previas de la digitalización de documentos, es decir, todo aquello que ocurre antes de realizar el escaneo en sí mismo, son sin lugar a dudas la parte más importante del proceso. De no hacer una buena preparación y organización del material, la tasa de éxito podría decaer abismalmente.

Por lo tanto, el primer paso es elaborar un documento donde se enumeren y especifiquen todos los criterios de digitalización que planean usar para el proceso.

Luego, a la hora de reunir todos los documentos que planean digitalizarse, las empresas deben aprovechar para deshacerse de toda aquella documentación irrelevante que se  conservaba, centrándose en guardar únicamente aquello que les es necesario..

El siguiente paso es otorgarle a cada archivo una descripción bien completa, donde se aclaren todas y cada una de sus características centrales. Éstas serán posteriormente utilizadas para elaborar índices y ficheros que faciliten la búsqueda de documentos, por lo que estas descripciones deben ser lo más claras, prolijas y completas posibles. 

Tras esto, llega el momento de revisar de forma individual cada documento, descartando duplicados, eliminando objetos indeseables como grapas o gomas, verificando que las páginas estén bien ordenadas y, en general, cerciorándose de que todo podrá digitalizarse sin inconvenientes.

El último requisito necesario antes de proceder a digitalizar documentos es asegurarse de que el entorno sea óptimo: Tanto desde la correcta calibración de los equipos hasta la iluminación del lugar y la circulación de gente, todo debe ser puesto a punto para reducir el márgen de error al mínimo posible.

Puede parecer un proceso complejo y agotador pero, por suerte, ninguna compañía está obligada a llevarlo a cabo por sí sola.

Por lo tanto, invitamos a aquellos que estén interesados en digitalizar documentos en sus empresas a ponerse en contacto con algún equipo de profesionales especializado en el rubro, como el de la ya mencionada LEFASOC, para recibir asistencia y asegurarse una digitalización segura, rápida y efectiva.

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