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17 agosto, 2022 4:51am

¿Qué son los formularios inteligentes?

Los formularios inteligentes son una de las soluciones para la gestión documental electrónica ofrecida por Certisur, en materia de seguridad digital, y en su apuesta por la optimización de los recursos teniendo en cuenta la seguridad, eficiencia y rapidez de los procesos.

Cuando hablamos de formularios inteligentes hacemos referencia a formularios digitales en formato PDF adaptados a su uso concreto en circuitos administrativos (Recursos Humanos, Procesos de Compras, Procesos de Compra-Venta, Constitución de Plazos Fijos, Suscripción y Rescate de Fondos, Pólizas de Seguros, Comercio Exterior, etc.) y susceptibles de ser firmados digitalmente.

¿Por qué usar formularios inteligentes?

El uso de formularios digitales ayudará a tu empresa o negocio a reducir costos, a agilizar los procesos comerciales y a mejorar la eficiencia en la recolección y análisis de información.

Se trata, además, de un método eficiente para compilar datos y convertirlos en información útil para mejorar la gestión de dicha empresa o negocio.

Usando formularios digitales, las empresas pueden obtener la misma información precisa de una manera más rápida y sencilla, ya que los formularios digitales no son otra cosa que versiones electrónicas de formularios de papel que se pueden completar en una computadora o en un dispositivo móvil.

Ventajas de los formularios inteligentes

El uso de formularios digitales ayudará a tu empresa no solo a reducir costos, a agilizar los procesos comerciales y a mejorar la eficiencia en la recolección y análisis de información. Son muchas las ventajas que podemos enumerar respecto al uso de formularios inteligentes, sin embargo entre las principales podemos mencionar:

  1. Ahorro de tiempo y dinero: Con el uso de formularios digitales desaparecen los costos de impresión, almacenamiento y distribución. En la recopilación automatizada de datos, no necesitas invertir tiempo y recursos en entradas de datos manuales porque el software identifica, selecciona y procesa los datos automáticamente. Esta simplificación del proceso de recolección y análisis permite reducir los costos operativos. Además, los datos digitales se pueden almacenar, copiar y respaldar de manera fácil y económica.
  2. Alcance masivo: La recolección digital de datos es mucho más simple y facilita, además, el proceso de distribución. Los formularios digitales pueden ser distribuidos masivamente usando plataformas de correo electrónico o a través de redes sociales. Esta es una gran ventaja en un entorno donde el tiempo es un recurso muy valioso.
  3. Mejoran la efectividad y la precisión de los datos: La información recopilada mediante formularios digitales es más precisa y completa que la recopilada mediante formularios impresos, ya que el proceso digital reduce significativamente los errores manuales, las discrepancias y todas las imprecisiones que caracterizan a estos.
  4. Informes en tiempo real: La recolección manual de datos no permite el acceso a una visión de conjunto en tiempo real y debes esperar a que toda la información sea ingresada para obtener un resultado. 

En una plataforma digital, los datos pueden ser revisados y analizados luego de haber sido enviados y subidos al servidor. Este factor es esencial, ya que permite a tu empresa generar informes a un ritmo mucho más rápido y tomar decisiones proactivas en vez de reactivas.

Los formularios digitales también brindan la flexibilidad de modificar los datos de acuerdo con los comentarios recibidos en tiempo real.

Los formularios digitales constituyen una solución estándar para la transmisión y conservación de documentos de dicha índole. Si deseas conocer más al respecto, puedes contactarte con empresas líderes en seguridad digital, como Certisur, que posee amplia experiencia en soluciones y servicios a la hora de proteger y generar documentos inteligentes confiables.

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