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25 noviembre, 2022 6:16pm

Gestión documental: Descubrí la mejor manera de implementarla en tu empresa

No existe mejor manera de implementar una buena gestión documental en una empresa que implementando la digitalización de documentos.

Para una compañía que maneja grandes volúmenes de datos, es fundamental implementar técnicas para gestionarlos eficientemente: no se puede perder tiempo revolviendo papeles para dar con un documento específico, ni ir de acá para allá cargando valiosos contratos cada vez que se necesita llevarlos de un sitio a otro.

Se debe priorizar, entonces, que la gestión documental garantice los más altos estándares de disponibilidad y de seguridad para todos los archivos, puesto que la información que en ellos se almacena será el más valioso de los activos de  la compañía.

Los datos fungen como materia prima para tomar decisiones inteligentes, desarrollar planes de acción e implementar estrategias de negocio.

Y es por todo eso que cada vez más empresas están implementando la ya mencionada digitalización de documentos, técnica que ha dejado de ser una simple tendencia para pasar a posicionarse como la mejor manera de conservar los documentos de una compañía.

Por suerte, son muchas las compañías, como LEFASOC, que le acercan a las empresas servicios de digitalización de documentos y gestión documental de la más alta calidad. De esta forma, migrar al mundo digital se vuelve algo sencillo, eficiente y, sobre todo, seguro.

¿En qué consiste la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es, como su nombre lo indica, el proceso mediante el cual una empresa que cuenta con grandes volúmenes de documentación en formato físico, la migra a un repositorio digital, ordenado y centralizado.

Mediante un estricto proceso de descripción y escaneo, cada documento pasa a formar parte de dicho almacén virtual, el cual está organizado siguiendo un sistema de índices, carpetas y afiches.

De esta forma, cada documento es rotulado de manera clara, y se le redacta una pequeña descripción con datos importantes como su fecha de creación, su estado de vigencia, la temática que aborda, etc.

Todo esto, en sumatoria, permite encontrar cualquier documento en pocos segundos, tan solo con unos pocos clicks e ingresando una o dos palabras clave, dando como resultado una gestión documental altamente eficiente.

Esto es fundamental, puesto que garantizar la alta disponibilidad de la información es indispensable para el buen funcionamiento de una compañía, por todos los motivos ya aclarados.

Sin embargo, toda esta eficiencia no tendría sentido si no viniera acompañada por niveles iguales -o superiores- de seguridad para la información.

Por suerte, todo eso queda cubierto, dado que este tipo de gestión documental cuenta con los más altos estándares de ciberseguridad, pudiendo proteger toda la documentación con mecanismos de defensa frente a amenazas tanto internas como externas.

Esto garantiza que todos los datos sensibles estarán resguardados de cualquier intrusión no deseada.

¿Qué otros beneficios acarrea consigo la gestión documental?

La gestión documental es una excelente manera de que las empresas comiencen a colaborar con el cuidado del medio ambiente. Esto se debe a que la digitalización de documentos ayuda a reducir enormemente el consumo de papel, algo de lo que ninguna empresa está exenta de abusar.

La industria papelera es una de las más dañinas para nuestro planeta, por lo que, cuantas más empresas se sumen a la digitalización, mayor será el impacto positivo en el medio ambiente.

Para conocer más sobre la digitalización y otros tipos de gestión documental, te invitamos a ponerte en contacto con un equipo de profesionales especializado en el tema, como el de la ya mencionada LEFASOC.

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